L'organizzatore deve presentare all'Ufficio Commercio domanda di autorizzazione allo svolgimento della sagra e DIA (denuncia di inizio attività) per la somministrazione temporanea di alimenti e bevande (almeno un addetto dovrà essere iscritto al REC).
Contestualmente dovrà essere presentata all'Ufficio Ambiente notifica sanitaria ai sensi del regolamento CE 852/2004 (ha sostituito l'autorizzazione sanitaria 283) e, nell'eventualità in cui vi siano intrattenimenti musicali, domanda di deroga all'impatto acustico.
Se nell'ambito della sagra si svolgono spettacoli, concerti ecc... in cui è prevista un'affluenza superiore alle 200 persone è necessario presentare apposita domanda su cui dovrà esprimersi la commissione comunale di vigilanza.
Il rilascio dell'autorizzazione è subordinato alla presentazione del collaudo delle strutture montate e dei certificati di conformità degli impianti aggiuntivi a firma di tecnico abilitato. Qualora le strutture siano fisse e non siano utilizzati impianti aggiuntivi il richiedente dovrà dichiararlo espressamente nell'istanza.
Al momento in cui le strutture saranno montate e prima del ritiro dell'autorizzazione dovranno essere prodotti:
- dichiarazione di conformità alla legge n. 46 del 1990 per l'impianto elettrico e per tutti gli impianti rilevanti ai fini della sicurezza ricadenti nel campo di applicazione della legge indicata
- la verifica dei carichi sospesi
- la certificazione del perfetto montaggio e collaudo del palco o di altre eventuali strutture
